Animer un dispositif de conformité : quels enjeux pour les organisations ?
Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, les entreprises opérant au sein de l’Union européenne doivent se conformer à des exigences strictes en matière de protection des données personnelles. Mais au-delà d’une simple mise en conformité, assurer une animation continue du dispositif RGPD est un véritable enjeu stratégique. Il s'agit non seulement de garantir la pérennité de la conformité, mais aussi de renforcer la confiance des clients, partenaires et employés face aux risques liés à la gestion des données.
Dans la suite de cet article, nous analyserons pourquoi l’animation du dispositif de conformité est essentielle, en mettant en lumière le rôle central du Délégué à la Protection des Données (DPO), l’implication des relais internes, l’importance de la sensibilisation et les leviers permettant d’engager durablement l’ensemble des acteurs.
III- Le rôle central du Délégué à la Protection des Données (DPO)
Le Délégué à la Protection des Données (DPO) joue un rôle central dans la mise en œuvre et l’animation du dispositif de conformité au RGPD. Tout d’abord car il est le référent normalement identifié par l’ensemble de la structure et avec un statut hiérarchique assez élevé pour voir ses décisions appliquées. C’est donc par ce dernier que la politique d’animation du dispositif de conformité va pouvoir se déployer. Il faut donc qu’il bénéficie en premier lieu de l’appui total de la direction.
En effet, cet appui permettra dans un premier temps de débloquer les fonds nécessaires à la mise en place de la conformité au sein de l’entreprise. De plus, parce que cet appui proviendra de la direction, il sera plus simple de faire adopter les décisions en lien avec la règlementation ?
Formation et sensibilisation des employés
La sensibilisation des employés à la protection des données est un élément clé de l’animation du dispositif de conformité au RGPD. Les employés doivent être informés des principes fondamentaux du RGPD, des droits des personnes concernées, et des obligations de l’entreprise en matière de protection des données. Pour cela prévoir des formations régulières et adaptées aux différents niveaux de responsabilité au sein de l’entreprise est essentiel pour garantir que tous les employés comprennent l’importance de la protection des données et sachent comment appliquer les règles en pratique.
La formation à la conformité RGPD peut être dispensée par différents moyens, en fonction de la taille de l’entreprise, des ressources disponibles et du temps alloué.
Voici quelques formats de sensibilisation efficaces :
Le e-learning : Ce format flexible permet aux employés d’accéder aux formations à tout moment et depuis n’importe où. Ils peuvent consulter les modules, supports pédagogiques, podcasts et sessions enregistrées selon leur propre rythme, facilitant ainsi l’intégration de la formation dans leur emploi du temps.
Le serious game : Développé en interne, cet outil pédagogique combine apprentissage et approche ludique. Sous forme de jeu de société ou de simulation interactive, il favorise l’engagement des employés et améliore l’assimilation des connaissances en rendant la formation plus dynamique et participative.
La formation en présentiel : Bien que plus traditionnelle, cette approche présente l’avantage de capter pleinement l’attention des collaborateurs. En les réunissant dans un cadre dédié, elle favorise l’interaction, l’échange direct avec le formateur et la possibilité de poser des questions en temps réel, renforçant ainsi l’impact pédagogique.
En combinant ces différents formats en fonction des besoins et des contraintes de l’entreprise, il est possible d’optimiser l’efficacité de la sensibilisation à la conformité RGPD.
Communication Interne
Une communication interne efficace est également cruciale pour sensibiliser les employés à la protection des données. L’entreprise doit mettre en place des canaux de communication clairs et accessibles pour diffuser des informations sur les politiques de protection des données, les procédures à suivre en cas de violation de données, et les bonnes pratiques à adopter. Des campagnes de sensibilisation régulières, des newsletters, et des sessions de questions-réponses peuvent aider à maintenir un haut niveau de vigilance et de conformité parmi les employés.
Le plus efficace étant de créer dans les canaux de communication classiques un canal regroupant l’ensemble des informations sur la règlementation. Cela peut aussi permettre de diffuser des informations sur les canaux dédiés aux différentes directions (ressources humaines, marketing, communication, DSI etc..).
La communication en interne va permettre aux collaborateurs d’avoir en tête que des ressources existent, de savoir vers qui se tourner en cas de questionnement et d’approfondir ses connaissances en cas de besoin.
II- Les Relais Internes
Identification et Formation des Relais Internes
Pour animer efficacement le dispositif de conformité au RGPD, il est important de désigner des relais internes au sein de l’entreprise. Ces relais sont des employés qui ont une connaissance approfondie des règles de protection des données et qui peuvent servir de point de contact pour leurs collègues. Ils ont pour la plupart bénéficié d’une formation plus poussée que les autres collaborateurs. Il est nécessaire qu’ils possèdent un niveau hiérarchique suffisant pour mettre en place des projets de manière pérenne. Ils jouent un rôle crucial dans la diffusion des bonnes pratiques et dans la remontée des questions et des préoccupations liées à la protection des données. Le DPO ne pouvant être sur tous les chantiers en même temps, ils vont jouer le rôle de lien entre les collaborateurs et ce que la structure veut faire redescendre comme informations.
Engagement et coordination des relais
Les relais internes doivent être régulièrement formés et soutenus par le DPO et la direction de l’entreprise. Ils doivent avoir accès à des ressources et à des outils pour les aider à remplir leur rôle, et ils doivent être impliqués dans les processus de décision concernant la protection des données. Une coordination efficace entre le DPO, les relais internes et les autres départements de l’entreprise est essentielle pour garantir une mise en œuvre cohérente et harmonieuse des politiques de protection des données. La coordination peut passer par exemple par l’implantation de comités dédiés impliquant le DPO et les relais afin d’évoquer les différentes problématiques rencontrées, les nouveaux projets qui vont être mis en place et incluent des traitements de données et toutes les thématiques liées à la règlementation.
Afin de rendre viable tout ce processus, il est aussi nécessaire que la direction mette en place des actions pour faire en sorte que cette charge de travail supplémentaire soit reconnue et récompensée. Cela peut passer par plusieurs biais notamment :
Définir le montant d’une prime/variable à la prise de cette fonction : C’est la mesure phare car il s’agit souvent du levier privilégié pour augmenter l’engagement.
Organisation de moments de cohésion autour du RGPD (exemple : petit déjeuner, …) : Cela va renforcer l’intérêt des relais dans la matière et leur permettre d’échanger des différentes problématiques.
Mettre en avant le rôle du correspondants ( ex : journées dédiées au RGPD) : Cela permet que les collaborateurs identifient directement les relais dans chacune des directions ce qui leur permettra de savoir qui contacter.
Mettre en place de formations dédiées afin d’accompagner les correspondants dans leurs missions.
Mettre en place des webinars thématiques.
Créer des canaux dédiés aux collaborateurs réalisant des missions en lien avec le RGPD pour insuffler une logique d’entraide : Cela permettra un échange de documentation, de problématique et un canal dédié.
Faire une communication de fin d’année sur ce qui a été mis en place pour la conformité RGPD : Compte-tenu du nombre d’actions réalisées chaque année, difficile de se render compte de l’ampleur des travaux menés sur la règlementation. Cette communication mettra en valeur le travail que chacun a fourni.
III- L’Implication des Salariés
La règlementation est souvent perçue par les équipes métiers comme un frein à leur activité. Cependant, c’est une vision erronée de ce que peut être la réalité d’une mise en conformité d’une structure. L’état des lieux sur les données dans une entreprise peut permettre de créer de la valeur pour les différents acteurs. Par exemple, la règlementation impose une sécurisation des échanges, cela va donc permettre une plus grande confidentialité de ces derniers. Dans la relation commerciale, la récolte du consentement va pouvoir améliorer la transparence et la confiance entre l’entreprise et les utilisateurs. Du côté RSE, le principe de minimisation peut entraîner une baisse de l’empreinte carbone car les besoins de stockage seront moins élevés. Toutes ces actions vont permettre de rassurer les partenaires et clients car l’entreprise va afficher son engagement envers les pratiques éthiques et conformes, elle va par ce biais renforcer son positionnement sur le marché, attirer de nouveaux clients et créer un avantage concurrentiel durable.
Conclusion
Animer le dispositif de conformité au RGPD est une démarche essentielle pour toute entreprise souhaitant se conformer aux exigences légales et protéger les données personnelles de ses clients, partenaires et employés. Le rôle du DPO est central dans cette animation, en assurant la mise en œuvre et la coordination des politiques de protection des données. La sensibilisation des employés, la désignation de relais internes et l’implication active des salariés sont également des éléments clés pour garantir une conformité effective et durable. En investissant dans un dispositif de conformité au RGPD bien animé, une entreprise peut non seulement éviter les sanctions et les risques juridiques, mais aussi renforcer la confiance de ses parties prenantes et améliorer sa réputation sur le marché.