Sensibilisation RGPD : quelle stratégie adopter en 2024
Dans un monde numérique en constante évolution, la sensibilisation et l'acculturation au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) sont devenues des éléments incontournables pour garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles.
Si les organisations se familiarisent de plus en plus aux obligations qui découlent de ce règlement, il est essentiel qu’elles considèrent la sensibilisation et l'acculturation au RGPD comme pilier de leur conformité.
Mais quelle stratégie adopter pour assurer une conformité RGPD efficace et pérenne ?
Formation présentielle, e-learning, Serious Game, La Robe Numérique revient sur les essentiels d’une culture RGPD solidement ancrée.
Réussir la sensibilisation RGPD de ses équipes
Pourquoi se former au RGPD
La sensibilisation au RGPD implique la diffusion de connaissances de base sur les principes fondamentaux et les exigences du règlement. Une formation adaptée sur le RGPD est essentielle pour garantir que chaque membre de l’organisation comprend ses responsabilités en matière de protection des données. Cette formation doit couvrir des sujets essentiels tels que les droits des individus sur leurs données, les principes de minimisation des données, et les procédures à suivre en cas de violation de données.
Bien choisir le format de sa formation RGPD
La sensibilisation peut être conduite au travers :
o Une formation en présentiel,
o Une formation en distanciel,
o Un e-learning,
o Un blended learning (Méthode mixte mêlant l’apprentissage présentiel et le e-learning),
o Des outils, tels que des guides, des infographies…
Le choix du format est important et doit être adapté en fonction du degré de responsabilité des acteurs vis-à-vis des traitements de données personnelles au sein de l’organisme. Pour ceux qui ne manipulent pas, peu ou que rarement des données personnelles, une approche d’apprentissage en ligne peut être adéquate, tandis que pour ceux qui manipulent fréquemment de grandes quantités de données personnelles, un format plus dense mais aussi plus interactif et engageant est préférable.
À noter que, selon l’ISTF, 60% des formations en e-learning non tutorées ont un taux de complétion inférieur à 10%, alors que 70 % des formations en e-learning tutorées, elles, ont un taux de complétion supérieur à 60%.
La sensibilisation au RGPD ne se limite pas aux organisations, mais s’étend également aux consommateurs, utilisateurs et administrés. Les organisations doivent informer leurs clients sur la manière dont leurs données sont collectées, utilisées et protégées, afin de renforcer la confiance et la transparence envers les personnes concernées. Des politiques de confidentialité claires et compréhensibles, ainsi que des consentements éclairés, sont essentiels pour garantir que les individus comprennent comment leurs données seront traitées.
Instaurer une communication fluide et ouverte
Une communication claire sur les politiques de protection des données, les évolutions législatives ainsi que l’actualité favorise l’implication et la compréhension des sujets. Des canaux de communication et une gestion documentaire claire et accessible doivent être établis pour que les employés puissent accéder à la documentation aisément, signaler les incidents ou poser des questions.
Cultiver une démarche continue
La sensibilisation au RGPD ne doit pas être considérée comme une tâche ponctuelle, mais comme un processus continu. Les changements dans la législation, les nouvelles technologies et les évolutions des pratiques opérationnelles nécessitent des mises à jour régulières des formations et des politiques de protection des données.
Acculturation RGPD : intégrer la conformité dans la culture organisationnelle
L'acculturation RGPD va au-delà de la « simple » sensibilisation en intégrant les principes et les exigences du règlement dans la culture organisationnelle. Elle vise à créer un changement de pratiques et un engagement profond envers la protection des données à tous les niveaux d’une organisation.
L'acculturation au RGPD nécessite un engagement continu de la part de la direction et une implication active de tous les départements. Les organisations doivent mettre en place des politiques et des procédures internes pour garantir que la protection des données soit prise en compte dès la conception (Privacy by Design) et par défaut (Privacy by Default) dans le développement de produits et de services, ainsi que dans les décisions opérationnelles quotidiennes. Cela inclut également la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données et la notification rapide en cas de violation de données.
L'acculturation vise à créer une culture où la sécurité est intégrée dans tous les aspects de l'activité, et où chaque individu se sent responsable de la protection des données et des systèmes.
La gouvernance, pilier de l’acculturation au RGPD
L'implication de la gouvernance dans la sensibilisation au RGPD est essentielle pour créer une culture organisationnelle axée sur le respect de la protection de la vie privée.
Les dirigeants doivent communiquer efficacement sur la gouvernance du dispositif de protection des données, telle que la nomination d’un DPO et de relais RGPD. Une communication claire et transparente contribue à impliquer efficacement les employés et les parties prenantes aux enjeux de la protection des données et à favoriser une culture de la sécurité et de la confidentialité au sein de l'organisation.
Cette approche holistique garantit que la conformité au RGPD ne soit pas simplement une case à cocher, mais plutôt une partie intégrante de la façon dont une organisation fonctionne au quotidien.
Sensibiliser par le jeu
Le Serious Game est un outil pédagogique ludique qui combine des éléments de jeu avec des objectifs d'apprentissage sérieux. Il permet aux utilisateurs d'acquérir des connaissances et des compétences de manière interactive et engageante. Dans le contexte de la sensibilisation et de l'acculturation au RGPD, le Serious Game offre une approche innovante et immersive pour comprendre les principes et les bonnes pratiques liés à la protection des données personnelles.
Les avantages du Serious Game dans la sensibilisation RGPD
· Sensibilisation ludique : Le Serious Game transforme l'apprentissage en une expérience ludique et divertissante. Les apprenants sont plus réceptifs aux messages et aux informations transmises lorsqu'ils sont présentés de manière ludique. Le jeu est également un moyen de dédramatiser l’apprentissage et place le joueur dans une démarche d’essai/erreur.
· Apprentissage immersif et concret : Le Serious Game place l’apprenant dans un véritable scénario, rendant l’apprentissage plus concret et réaliste. En mettant en pratique leurs connaissances et compétences pour prendre des décisions et progresser dans le jeu, les apprenants sont activement impliqués dans le processus d'apprentissage, ce qui favorise une meilleure rétention des informations.
· Motivation et collaboration : Le Serious Game suscite l'engagement et la motivation des participants en les plongeant dans un environnement interactif propice à la collaboration (voire à une saine compétition), et replace le RGPD dans une démarche collective.
· Adaptabilité et personnalisation des scénarios : Le Serious Game peut être adapté aux besoins spécifiques des entreprises et des organisations. Il peut être personnalisé en fonction des secteurs d'activité, des métiers, des types de données traitées et des problématiques spécifiques liées à la protection des données personnelles.
Le Serious Game est un outil polyvalent qui peut être utilisé par les organisations à des fins de sensibilisation et d'acculturation. Au travers de cet apprentissage ludique, collaboratif et immersif, il demeure un véritable levier de coopération entre services et équipes, et facilite la compréhension et la discussion.
Tant la sensibilisation que l'acculturation au RGPD jouent un rôle crucial dans la création d'un environnement propice à la protection des données personnelles. Alors que la sensibilisation éduque et informe, l'acculturation transforme les mentalités et les pratiques pour intégrer la protection des données dans la culture organisationnelle.
Les organisations peuvent alors créer une culture de respect de la vie privée et de protection des données qui profite à la fois aux individus et à l'organisation dans son ensemble. Cela permet non seulement de se conformer aux exigences légales, mais aussi de renforcer la confiance des différentes parties prenantes, d'améliorer la réputation de l’organisation et de réduire les risques liés aux violations de données. Investir dans la sensibilisation et l'acculturation au RGPD représente un pas important vers une société numérique plus sûre et plus respectueuse de la vie privée.